Sistema de Gestión Documental

Estimada comunidad Universitaria, luego de realizar y completar las capacitaciones realizadas a las secretarias de Servicios Centrales, secretarias de las Facultades y campus de la UV se dará inicio a la marcha blanca del nuevo sistema de Gestión documental Exedoc, donde se gestionará y tomará registro de los movimientos de correspondencia institucional, brindando mejor apoyo, trazabilidad y agilidad que el actual proceso manual realizado.

El sistema contempla registrar la correspondencia de documentos Papel, Digital y está preparado para documentos electrónicos con Firma Electrónica Avanzada (FEA) para implementar el próximo año y agilizar aún mas los procesos de entrega y recepción de documentos.

La marcha Blanca comenzo el 3 de enero 2017, periodo que se extendio hasta marzo donde se comenzo el ingreso de todo documento que se envíe por correspondencia y utilizar el sistema ExeDoc.

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Acerca de Sistema de Gestión Documental Exe.

El sistema de Gestión Documental, llamado ExeDoc, tiene una orientación al concepto de DPM (Document Process Managment) donde su núcleo principal son los flujos documentales (entrelazado con el concepto de expediente) y como estos responden a las necesidades de la organización. Esto permite que los documentos (oficios, memos, etc.) sean registrados, e incluso enviados a través de dicho sistema, disminuyendo tiempos de traslado y permitiendo su trazabilidad.

Algunas de las funcionalidades más importantes del sistema son:

• Envío y Registro de Documentos Electrónicos y Digitales
• Firma Electrónica: Firma Simple – Avanzada, Firma con HSM y/o Token, entidad Certificadora
• Workflow: Documentales (DPM), Negocio (BPM)
• Operaciones: Timbrado, Folliado y Alertas.
• Integración con escáner.
• Reportes de Gestión, Operación, Indicadores.
• Clasificación de documentos.
• Colaboración (vía expediente).
• Incorporación de Normativas Legales:
  • Ley de Firma Electrónica 19799.
  • D.S.N° 181-14: Reglamento de ley 19799 (documento, firma y certificación)
  • D.S.N° 100: Norma Técnica sobre patrones de implementación web.
  • D.S.N° 77: Norma Técnica sobre eficiencia de comunicación electrónica.
  • D.S.N° 81: Norma Técnica sobre interoperabilidad de Documentos Electrónicos.
  • D.S.N° 83: Norma Técnica sobre Seguridad y Confidencialidad de Documentos.

Para mayor detalle de información y contacto de ayuda del sistema ExeDoc puede contactarse con su su soporte DTIC en su dependencia para apoyar al personal que utilizará el sistema.